DESCRIPTIF

Auprès de l’adjointe au directeur de production, des chargé(e)s des invités, des chargé(e)s du protocole vous êtes en charge des voyages et de l’hébergement de tous les invités du festival.

Vos missions seront les suivantes (vous travaillerez en binôme) :

EN AMONT DU FESTIVAL

  • Gérer et alimenter la base de données regroupant les invités du festival
  • Acheter les billets des invités du programme et du Forum (événement professionnel du festival)
    en lien avec les chargé(e)s des invités et le service protocole – environ 500 invités
  • Mise à jour et tenue d’un budget défini en lien avec l’adjointe de production
  • Assurer le remplissage des hôtels en fonction des indications des chargé(e)s des invités et du
    service protocole
  • Établir le contact avec tous les hôtels du festival et fournir des roomings régulièrement
  • Manager une équipe de chauffeurs pendant le festival (planning, dispatch, suivi et mise à
    jour)
  • Veiller sur les quotas de chambres et assurer la rétrocession si nécessaire

PENDANT LE FESTIVAL

  • Assurer une assistance permanente pour l’équipe chargée des invités pour les changements de billets, d’hôtels, de pick-ups en lien avec les prestataires impactés

APRES LE FESTIVAL

  • Pointage des roomings lists en détail et édition de toutes les factures transport
  • Classement et traitement des factures en lien avec le service comptable
  • Bilan détaillé et chiffré

    Cette liste de missions n’est pas exhaustive et pourra être adaptée le cas échéant.

PROFIL & QUALITES SOUHAITEES

Expérience dans la production événementielle, logistique, organisation d’événements
Capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable
Maîtrise de l’anglais indispensable – une autre langue serait un plus. .
Qualité de négociation indispensable
Autonomie et adaptabilité au rythme événementiel
Capacité de travail en équipe et disponibilité
Rigueur, sens de l’organisation, réactivité, anticipation, polyvalence et sens du service
Maîtrise des logiciels courants sur interface PC, G suite Microsoft Office et Photoshop

CDD D’USAGE – du 15 janvier au 19 avril 2019
Poste basé à Lille

REMUNERATION

Selon expérience, tickets restaurants, indemnités de transport (50%)

CANDIDATURES

A envoyer à production@seriesmania.com avant le 02 novembre 2018 en indiquant dans l’objet « candidature chargé(e) des voyages des déplacements et de l’hébergement »